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Einstellung : E-Mail Versand

Um die E-Mail Funktionalität in Easy Invoice nutzen zu können gibt es 2 Möglichkeiten:

1.       Das versenden von e-Mails aus Outlook. Easy Invoice öffnet eine entsprechende E-Mail, fügt den Text ein und hängt die Rechnung in den Anhang. Dann können Sie mit Ihrem gewohnten Mailprogramm die Mail versenden und haben diese bei sich auch unter „gesendet“ im Postausgang falls Sie diese noch einmal benötigen.
2.       Das versenden von e-Mails direkt über Easy Invoice.

Bei beiden Möglichkeiten muss man die E-Mail Einstellungen anpassen. Diese findet man nach dem Start der Software unter „Einstellungen“ – gleich in dem ersten Fenster das erscheint.



Als erstes wählt man oben zwischen diesen beiden Möglichkeiten. Wählt man die unter 2 beschriebene Möglichkeit muss man dem Programm weitere Daten geben. Dies ist zum einen der SMTP Server – das ist der Postausgangsserver Ihres E-Mail Providers und der dazugehörige Port. In der Regel ist dies immer Port 25. Außerdem muss der Absender sowie der Login Name (E-Mail Username) und das Passwort (E-Mail Passwort) eingetragen werden. Fragen Sie bei Ihrem eMail Anbieter diese Daten an falls diese nicht bekannt sind. Man bekommt diese aber auch im Notfall durch probieren auf Port 25 und 465 raus – jeweils mit und ohne Verschlüsselung probieren.

Wichtig: Verwendet man einen kostenlosen Anbieter wie Googlemail, web.de, Hotmail oder andere muss man das Versenden von eMails über Drittprogramme erst auf der Plattform des Anbieters freigeben. Dazu meldet man sich über den Webbrowser in seinem eMail Postfach an und geht dort in die Einstellungen. Für einige Anbieter habe ich das in einem PDF dokumentiert wo man genau klicken muss: hyperlink

Wählt man stattdessen „MS Outlook Mail erstellen“ muss Outlook installiert und konfiguriert sein.

Die kostenlosen E-Mail Anbieter haben 2 Eigenheiten die man berücksichtigen muss, um mit ihnen Mails versenden zu können:

1.       Durch die ganzen Sicherheitsupdates werden manchmal bestimmte Mail Protokolle abgelehnt. Dann kann es gerade bei Googlemail erforderlich sein die Option „weniger sichere Apps zulassen“ zu aktivieren. Die Einstellung dazu findet man unter diesem Link wenn Sie im Browser in Google angemeldet sind:
hyperlink


2.       Die kostenlosen E-Mail Anbieter erfordern, dass man externe Programme zum Senden von Mails explizit zulässt. Dazu muss man sich über den Webbrowser bei seinem E-Mail Dienst anmelden und in den Einstellungen dies zulassen.

Hier ein paar Screenshots wo sich diese Option bei einigen bekannten Anbietern befindet:

Googlemail



Web.de



Outlook.com








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